Vad gör en upphandlingskonsult?
En upphandlingskonsult fungerar som en strategisk rådgivare genom hela anbudsprocessen. Konsulten hjälper företaget att identifiera relevanta upphandlingar att delta i, analyserar kraven i upphandlingsunderlagen och bedömer vilka möjligheter som är värda att satsa på. Därefter bistår konsulten med att strukturera och skriva anbudet på ett sätt som tydligt matchar upphandlarens krav och utvärderingskriterier.
En viktig del av konsultens arbete är att lyfta fram företagets styrkor och konkurrensfördelar – både innehållsmässigt och språkligt – för att öka chanserna att få högsta möjliga poäng vid utvärderingen. Konsulten säkerställer också att anbudet är komplett, korrekt och följer alla formella krav, vilket minskar risken för att anbudet förkastas på grund av formfel.
Förutom själva anbudsskrivandet kan upphandlingskonsulten även hjälpa till med strategisk prissättning, dokumentation av referensuppdrag och att skapa effektiva rutiner för att delta i framtida upphandlingar. Genom att kombinera juridisk förståelse med affärsmässig skicklighet fungerar konsulten som ett värdefullt stöd för företag som vill växa genom offentlig sektor.
Vad ska man tänka på inför denna typ av projekt?
Inför deltagande i en upphandling är det avgörande att ha en tydlig och genomtänkt plan, denna kan vi som upphandlingskonsult ta fram. Det första steget är att noggrant analysera upphandlingsunderlaget för att förstå upphandlarens behov, krav och önskemål. En djup förståelse för dessa aspekter ökar chanserna att utforma ett anbud som både uppfyller formella krav och erbjuder ett relevant och konkurrenskraftigt innehåll.
Det är också viktigt att definiera målsättningen med att delta i upphandlingen. Om syftet exempelvis är att etablera nya kundrelationer, stärka varumärket inom offentlig sektor eller utöka sin marknadsnärvaro, påverkar det hur anbudet bör utformas och vilka delar som bör prioriteras.
Noggrann planering av tidsramar och resurser är avgörande. Det bör finnas tillräckligt med tid för att läsa in material, ställa eventuella frågor till upphandlaren, ta fram ett väl genomarbetat anbud samt genomföra intern granskning. För att säkerställa att anbudet håller hög kvalitet och följer alla formella krav, kan det vara värdefullt att ta in en upphandlingskonsult med erfarenhet av liknande uppdrag. En sådan konsult kan bidra med stöd i tolkning av krav, strategisk strukturering av anbudet samt juridisk granskning.
Kommunikationen under processen spelar också en central roll. Intern samordning behöver fungera effektivt för att säkerställa att rätt personer ansvarar för rätt delar och att deadlines hålls. Om upphandlingsformen tillåter det, bör även kontakten med upphandlande myndighet utnyttjas för att klargöra eventuella oklarheter i underlaget, vilket minskar risken för missförstånd och stärker anbudets relevans.
